Opzet van de Wijkraad Overvecht

De Wijkraad Overvecht is een onafhankelijk en zelfstandig adviesorgaan, dat het college van Burgemeester en Wethouders adviseert over zaken die spelen in de wijk Overvecht. Alle tien wijken van Utrecht hebben een wijkraad. De leden van de wijkraad zijn geen ambtenaren, maar zijn vrijwilligers: bewoners, ondernemers, vertegenwoordigers van organisaties die hart hebben voor hun wijk. Als oren en ogen van de wijk is de wijkraad verantwoordelijk voor het op de hoogte blijven van wat in de wijk gaande is.

Structuur van de Wijkraad Overvecht

De wijkraad bestaat bij voorkeur uit 21 personen en behoort een representatieve afspiegeling van de wijk te zijn. De criteria die hiervoor door de gemeente aangegeven zijn, zijn de buurten, bevolkingsgroepen en leeftijd. Er is een dagelijks bestuur (DB). De wijkraad vergadert 10 keer per jaar. De vergaderdata staan op de website www.wijkraadovervecht.nl en worden gepubliceerd in Ons Utrecht. Meer over de vergaderingen van de wijkraad en de taak van het DB verder in dit stuk.

Convenant tussen de wijkraden en het College van Burgemeester en Wethouders

De relatie tussen de wijkraden en het college van burgemeester en wethouders is vastgelegd in een convenant d.d. 20 juni 2005. Hierin staan de wederzijdse afspraken vastgelegd. Dit geldt uiteraard ook voor de Wijkraad Overvecht. De afspraken zijn de volgende:

1. Wijkraden verbinden zich als groep van actieve betrokkenen uit de wijk tot het adviseren van het college. Het College verbindt zich, zo vroeg mogelijk, de wijkraden te betrekken in beleidsvoorbereiding. Hiertoe zal het jaarlijks, per onderwerp, per wijk afspraken maken, over de te behandelen onderwerpen.

2. Wijkraden zullen, waar mogelijk, de door het College gevraagde adviezen geven en zo nodig de ongevraagde adviezen. Een niet gegeven advies geldt niet als een instemmend advies. Het College zal bij de door haar gevraagde adviezen kenbaar maken wat door haar beoogde grenzen zijn van het advies. Het College zal ontvangen adviezen tijdig voorzien van een heldere reactie met een positieve insteek. Het College zal de adviezen overnemen tenzij deze strijdig zijn met budgettaire beperkingen, stedelijk of bovenstedelijk beleid of andere belangen.

3. Wijkraden leggen verantwoording af over hun wijkgericht werken middels 'eigen' informatievoorziening aan zo veel mogelijk bewoners belanghebbenden. Het College faciliteert deze informatievoorziening van de wijkraden en legt verantwoording af over hun wijkgericht werken aan de gemeenteraad en stelt de wijkraden in de gelegenheid de gemeenteraad hiertoe te informeren. De wijkwethouder zal regelmatig, op verzoek, verslag doen van zijn/haar wijkgericht werken in de wijkraad.

4. Wijkraden vormen de ogen en oren van de wijk middels hun individuele en collectieve netwerk en middels het houden van minimaal één wijkraadpleging per jaar. Het College faciliteert deze meningsvorming door tijdig de gevraagde informatie te leveren en voldoende middelen en bestuursinformatie voor waardevolle resultaten van de wijkraadpleging.

5. Wijkraden zorgen voor een goed functioneren van de wijkraad als afspiegeling van de wijk en stellen hiertoe een huishoudelijk reglement op en beslissen over het 'aannemen' van kandidaat-leden. Wijkraden stellen een begroting op en verantwoorden hun uitgaven. Het College faciliteert de wijkraden met voldoende middelen en ondersteuning door de wijkbureaus. Het College zal de wijkraden actief ondersteunen bij de samenstelling van de wijkraad als afspiegeling van de wijk.


Wijkraadvergaderingen

De vergaderingen van de Wijkraad Overvecht zijn openbaar en bewoners van Overvecht zijn van harte welkom. Het DB bereidt de vergaderingen voor. De wijkraadvergaderingen worden afwisselend op de dinsdag en de donderdag georganiseerd. De tijden zijn van 20.00 - 22.30 uur. De locatie is verzorgingshuis Huis aan de Vecht, Costa Ricadreef 9.
Maar de wijkraad heeft als beleid dat om de paar jaar van locatie veranderd wordt, om ook voor andere buurten in de wijk de toegankelijkheid van de vergaderingen te vergroten.
Naast vaste onderwerpen als notulen vorige vergadering, actielijst, mededelingen en rondvraag, worden altijd een of twee (afhankelijk van de tijd die het onderwerp vraagt) inhoudelijke onderwerpen behandeld.

Indien andere partijen bij het inhoudelijk onderwerp betrokken zijn, worden die uitgenodigd om het onderwerp toe te lichten. Dat zijn bijvoorbeeld gemeentelijke functionarissen wanneer het om een gemeentelijke beleidsnota gaat. De (assistent-)manager van het Wijkbureau Overvecht woont de vergaderingen bij, om ter plekke informatie te kunnen geven. over bijv. procedures of onderwerpen die op gemeentelijk niveau in de wijk spelen.

De wijkwethouder woont de vergadering minimaal één keer, maar indien mogelijk of noodzakelijk twee keer per jaar bij. Dit is in principe voorafgaand aan het zomerreces en aan het eind van het jaar, omdat dit momenten zijn waarop evaluatie mogelijk is.
De agenda voor de volgende vergadering wordt gepubliceerd op de website www.wijkraadovervecht.nl, waar ook de verslagen van de eerdere vergaderingen te vinden zijn.

Het dagelijks bestuur

Het DB - dagelijks bestuur - van de Wijkraad Overvecht bestaat uit de voorzitter, de vice-voorzitter/penningmeester, de secretaris en een of twee leden.
In de vergadering van het DB wordt de agenda voor de volgende wijkraadvergadering vastgesteld en wordt bepaald welke onderwerpen aan de orde zullen komen. De wijkraadsleden kunnen hier onderwerpen voor aandragen, waarna het DB de agenda opstelt.
Dit gebeurt aan de hand van ingekomen stukken, rapportages van werkgroepen of naar aanleiding van afspraken in vorige wijkraadvergaderingen.

De procedure rond de vergaderingen van het DB ziet er als volgt uit:
- Dinsdag 1: DB-vergadering - behandelen onderwerpen, vaststellen agenda,
- Dinsdag 2: Verzending vergaderstukken aan leden van de wijkraad en andere betrokkenen door de secretaris via het Wijkbureau
- Dinsdag of donderdag 3: Wijkraadvergadering

Tussen de DB-vergadering en wijkraadvergadering zit een periode van twee weken om de vergadering te organiseren en om een tijdige verzending van stukken te verzorgen.
Indien in die laatste twee weken nog onderwerpen binnenkomen zullen die door het DB geëvalueerd worden en indien nodig nog aan de agenda worden toegevoegd.
De taakverdeling in het DB is dat de voorzitter, of bij afwezigheid van de voorzitter de vice-voorzitter, de vergadering voorzit. De taak van de secretaris bestaat uit het ontvangen van alle ingekomen stukken, de verwerking ervan en - zoals hierboven beschreven - het verzorgen van de vergaderstukken. Daarnaast wordt door de secretaris het archief beheerd, samen met het Wijkbureau.
Een actieve bewaking van de ledenlijst en het adressenbestand completeren de taken van de secretaris. De penningmeester zorgt voor het opstellen van de begroting van de Wijkraad en is aanspreekpunt voor eventuele declaraties van individuele leden.

Het DB bewaakt het voortgangsproces van de werkgroepen via de voorzitters. Mocht het proces problemen opleveren, dan zal het DB zich actief met het voortgangsproces gaan bemoeien.
Het DB krijgt regelmatig uitnodigingen voor diverse activiteiten, vooral via het Wijkbureau en de secretaris. Het DB besluit vervolgens of de Wijkraad ingaat op de ontvangen uitnodiging en zal de afhandeling bij één wijkraadslid neerleggen. Deze persoon heeft de taak de afhandeling verder te coördineren: de uitnodiging naar andere wijkraadsleden communiceren, aanmeldingen inventariseren en de uitkomsten van de bijeenkomst aan de Wijkraad te melden tijdens de wijkraadvergadering.

De werkgroepen

De wijkraad is georganiseerd in werkgroepen. Elke werkgroep behartigt een thema dat van belang is voor de wijkraad. De werkgroepen volgen de ontwikkelingen rond hun thema en vormen zich een mening daarover. Zij bespreken en bediscussiëren die in de wijkraadvergaderingen en stellen zonodig de adviezen over dat onderwerp op. Ook verzorgen zij de informatie over hun onderwerp op de website van de wijkraad.

Elke werkgroep heeft een trekker, die aanspreekpunt van de werkgroep is en die de voortgang binnen de werkgroep bewaakt. De trekkers van de werkgroepen rapporteren voor de DB-vergaderingen aan het DB over de voortgang in de werkgroep.In principe is zit elk wijkraadslid in een werkgroepen. Meer over de inhoud van de werkgroepen verder in dit stuk.

De wijkraadpleging: één hoofdthema per jaar

De wijkraad houdt elk jaar een wijkraadpleging over een onderwerp dat in dat jaar belangrijk is voor de wijk. De wijkraadpleging wordt georganiseerd door een van de bestaande werkgroepen, of er wordt een nieuwe werkgroep voor samengesteld. Door middel van wijkpeilingen wordt het onderwerp per jaar vastgesteld.

In de eerste helft van het jaar wordt het onderwerp uitgewerkt en zonodig bijgesteld. Hierbij wordt de hele Wijkraad betrokken.Vervolgens wordt in het tweede gedeelte van het jaar een professionele wijkraadpleging uitgevoerd. De uitkomsten hiervan resulteren in een advies aan B&W en worden in de publiciteit gebracht.

Onderwerpen die al aan de orde zijn geweest: Herstructurering (2004), Cultuur en Vermaak (2005), Gezondheid (2006), Jongeren (2007). Veiligheidsbeleving was het onderwerp in 2008 met een uitloop in 2009. In 2009 is het onderwerp Leefbaarheids (en contacten wijkraad) aan de orde geweest. Voor 2010 staat op de planning als onderwerp; Ouderen. Nadere invulling moet hieraan nog worden gegeven.

Publiciteit

De publiciteit heeft twee kanten, t.w. bekendheid van de Wijkraad en nieuws vanuit de Wijkraad.
Het is nodig dat de Wijkraad Overvecht zelf bekend is bij de bewoners van de wijk. Daarnaast brengt de Wijkraad verschillende nieuwsfeiten voort. Van aankondigingen van vergaderingen en de onderwerpen daarop tot de uitkomsten van onderzoeken. Ook incidentele gebeurtenissen die van belang zijn voor Overvecht kunnen vragen om een reactie van de Wijkraad.

Publiciteit is als volgt onderverdeeld:

1. Bekendheid van de Wijkraad
De Wijkraad dient in de wijk meer bekendheid te verwerven. Ook dient de wijkraad vast te stellen welke onderwerpen voor de wijk belangrijk zijn. De Wijkraad staat daarom ook tweemaal per jaar op de braderieën in Overvecht. Er worden daar folders uitgedeeld aan wijkbewoners en de Wijkraad stelt haar werkzaamheden voor. Dreefnieuws is een ander medium om de bewoners van Overvecht te bereiken. De wijkraad bezint zich regelmatig op mogelijkheden om bekendheid te verwerven.

2. Aankondigingen
Na elke DB-vergadering zorgt de secretaris voor een aankondiging van de komende vergadering van de Wijkraad door middel van een persbericht. In een korte notitie worden vertegenwoordigers van lokale media op de hoogte gesteld van de vergadering en het belangrijkste, inhoudelijke onderwerp dat behandeld zal worden. Lokale media zijn het Stadsblad, het Utrechts Nieuwsblad en Ons Utrecht. Zij beslissen echter zelf of ze het ook daadwerkelijk plaatsen.
Er is een mailinglist van de agenda van de Wijkraad om betrokkenen, zoals de fracties van politieke partijen, de wijkwethouder, woningcorporaties en andere geïnteresseerden, te informeren. Verder wordt één wijkraadlid aangewezen die na verschijning van het persbericht nog extra de aandacht zal proberen te vestigen op de komende vergadering.

3. Actuele nieuwsfeiten
De nieuwsfeiten die vanuit de Wijkraad zelf afkomstig zijn worden gecommuniceerd door de direct betrokkenen. Wanneer een werkgroep belangrijke uitkomsten heeft van de wijkraadpleging of een advies, is de trekker van de betreffende werkgroep verantwoordelijk voor de communicatie met de pers. De wijkraad heeft geen aparte woordvoerder benoemd. In de meeste gevallen wordt contact gezocht met de voorzitter, die - indien nodig - de betreffende journalist doorverwijst naar de juiste persoon.

4. Dreefnieuws
De wijkraad heeft een lid in de redactie van Dreefnieuws en de voorzitter van de wijkraad maakt deel uit van de stuurgroep van Dreefnieuws. In dit tweemaandelijks verschijnende blad komen verschillende onderwerpen aan de orde die Overvecht aangaan. De deelname van de wijkraad aan de redactie zorgt ervoor dat medebepaald wordt welke onderwerpen aan de orde komen. Zowel vanuit de Wijkraad als vanuit het DB worden onderwerpen aangedragen voor Dreefnieuws.

5. www.wijkraadovervecht.nl
Op onze website is inhoudelijke informatie over de Wijkraad te vinden. Ook zijn de aandachtsvelden en nieuwsfeiten van de Wijkraad er te vinden.
De hoofditems van de site zijn:
- organisatie
- verslagen
- adviezen
- onderzoeken

Onder overige zaken staan de items:
- vergaderingen
- leden
- contact
- historie
- wijkraden
- links

De leden van de Wijkraad worden voorgesteld en de vergaderdata en vergaderlocatie worden gepubliceerd. Via de website kan contact worden gezocht met de (leden van) de Wijkraad. De website heeft links naar de publicaties van de Wijkraad Overvecht en naar andere, aan de Wijkraad Overvecht gerelateerde sites. Tenslotte is er nog de 'poll' waar bezoekers hun stem uit kunnen brengen over verschillende actuele onderwerpen in de wijk. Zo blijft de Wijkraad Overvecht invulling geven aan de doelstelling 'ogen en oren in de wijk'.

De werkgroepen

Hieronder volgen de vaste werkgroepen en hun thema's. Als zich onderwerpen voordoen, die plotseling ter tafel komen en vervolgens om een snelle en adequate afhandeling vragen, kan daarnaast een ad hoc werkgroep in het leven geroepen worden. Die werkgroep blijft dan bestaan tot het betreffende onderwerp is afgehandeld, veelal in de vorm van een advies aan B&W.

1. Gemeentelijke activiteiten
Deze werkgroep volgt de jaarlijks door de gemeente uit te brengen stukken.

2. Wijkpeilingen
Deze werkgroep organiseert de presentatie van de wijkraad op braderieën. Enerzijds om de bekendheid van de wijkraad te vergroten, anderzijds om informatie van de bewoners te verkrijgen. Deze informatie wordt mede gebruikt om het onderwerp voor de jaarlijkse wijkraadpleging te bepalen.

3. Veiligheid
Veiligheid is voor Overvecht een belangrijk thema en dus ook van belang voor de Wijkraad. Zowel de cijfermatige als de ervaren veiligheid van de bewoners. De werkgroep houdt zich niet bezig met gepleegde strafbare feiten en klachten van bewoners aangaande de veiligheid in de wijk. Hiervoor zijn de politie en het wijkbureau de juiste instanties. In 2009 heeft deze werkgroep haar onderzoek afgerond over de veiligheidsbelevening onder wijkbewoners. Dit onderzoek zal in 2010 worden gepresenteerd.

4. Verkeer
De werkgroep voor het onderwerp verkeer is een samenwerkingsverband met het Bewonersplatform Overvecht (BPO), waar al eerder veel kennis over de verkeerssituatie bestond. De Wijkraad heeft 2 leden afgevaardigd naar de gezamenlijke werkgroep.
Deze leden koppelen -op eigen initiatief of desgevraagd door het DB- hun informatie en activiteiten terug aan de gehele Wijkraad.

5. Herstructurering
Een belangrijke werkgroep gezien de plannen en projecten van de gemeente om de wijk te veranderen door sloop, renovatie en nieuwbouw. Deze werkgroep houdt zich o.a. bezig met de gebiedsplannen voor de Spoorzone, De Gagel en het Centrumkwadrant (rond winkelcentrum Overvecht).

6. Gezondheid en zorg
Omdat de gezondheidssituatie van de bewoners van Overvecht een zorgpunt is, is deze werkgroep ingericht toen in 2006 de wijkraadpleging over gezondheid en zorg gehouden werd. Deze werkgroep is betrokken bij ontwikkelingen rond gezondheidsprojecten en zorginstellingen in de wijk.

7. Cultuur en vermaak
Cultuur wordt gezien als een positieve bijdrage aan de leefbaarheid in de wijk. Cultuur brengt ontspanning met zich mee. Ook is cultuur belangrijk om de bewoners van de wijk samen te brengen en bevat het educatieve elementen. Cultuur- en vermaakvoorzieningen zijn van groot belang voor de sfeer in de wijk.

8. Jeugd en Jongeren
Jeugd en jongeren zijn vaak in het nieuws als het gaat over Overvecht. En vaak niet positief. Daarom is door de wijkraad een onderzoek uitgevoerd onder jongeren. Hieruit bleek dat zij veel positiever zijn over de wijk dan ouderen. De werkgroep die de wijkraadpleging jongeren in 2007/2008 heeft uitgevoerd blijft aandacht besteden over hoe het gaat met jeugd en jongeren.

9. Ouderen
Hoewel jongeren steeds meer (vaak negatief) in het nieuws komen, is er in Overvecht ook een steeds groter wordende groep ouderen die meer aandacht vrdiend. Daarop is besloten om in 2010 de wijkraadpleging te gaan houden over Ouderen. De exacte onderzoeksvraag wordt komende tijd uitgewerkt.

10. Publiciteit
Hoe bereiken wij de wijkbewoners, als wijkraad, en hoe bereiken de wijkbewoners ons? Dit is het onderwerp van de werkgroep Publiciteit. Een concrete invulling is de wijkpeiling op braderiën, maar daarmee zijn wij er niet. De werkgroep gaat in 2010 op zoek naar vormen om meer bereik binnen de wijk te krijgen.

11. Nieuwe kandidaten
Wijkraadswerk is vrijwilligerswerk en doet een groot beroep op de inzet van haar leden. Lidmaatschap van de wijkraad is dan ook vaak tijdelijk, omdat na enige jaren van lidmaatschap de leden zich weer op andere verantwoordelijkheden moeten concentreren.
Bij het werven van nieuwe kandidaten wordt gelet op de representativiteitseisen van de gemeente. De werkgroep nieuwe kandidaten zorgt voor permanente werving en selectie van leden.

En met deze opzet probeert de Wijkraad Overvecht invulling geven aan de doelstelling ‘ogen en oren in de wijk’.